Administratie automatiseren › Kennisbank › Administratieve processen automatiseren
Administratie automatiseren

Administratieve processen automatiseren, zonder de controle kwijt te raken

Hoe u terugkerende administratieve taken automatiseert, welke processen zich daarvoor lenen en waarom een controle op uitzonderingen geen luxe is.

Stuur ons 3 voorbeelddocumenten, geanonimiseerd. U krijgt ze automatisch uitgelezen terug, en daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Wat u moet weten over administratieve processen automatiseren

Een administratief proces is een reeks stappen die elke keer hetzelfde zijn: een document komt binnen, wordt gelezen, gecontroleerd, goedgekeurd en verwerkt. Het is precies het soort werk dat zich leent voor automatisering. Niet omdat mensen het niet kunnen, maar omdat ze er minder goed in zijn dan een programma om het dag in dag uit foutloos te herhalen.

Toch is het niet verstandig om alles automatisch te laten lopen. Elk proces kent uitzonderingen: een factuur met een afwijkend bedrag, een contract met een bijzondere clausule, een declaratie zonder bon. Een goed ingericht proces laat het standaardwerk doorlopen en legt de uitzonderingen bij een medewerker. Zo verdwijnt het overtypen, maar blijft het oordeel waar het hoort.

Waar begint u? Meestal bij het proces dat het meeste tijd kost en de minste afwisseling kent. Wij helpen dat bepalen aan de hand van uw eigen documenten. Stuur ons drie voorbeelddocumenten, geanonimiseerd, en u krijgt ze automatisch uitgelezen terug. Daarna volgt een plan met een plafondbedrag, en we werken met uw team mee totdat het proces zelfstandig draait.

Begin hier

Alle artikelen over administratieve processen automatiseren

68 artikelen, op alfabet.

Andere thema's

Verwante diensten van Polder Partners

Veelgestelde vragen

Welke administratieve taken kan ik het eerst automatiseren?

Taken die vaak voorkomen, weinig variatie hebben en waarbij fouten kosten, zoals het verwerken van inkoopfacturen. Begin klein en breid uit als het werkt.

Wat gebeurt er met uitzonderingen?

Die komen in een lijst bij een medewerker, met de reden waarom het systeem twijfelt. Hij beslist, en de uitkomst wordt vastgelegd. Zo leert u ook welke uitzonderingen vaak terugkomen.

Verdwijnt mijn administratief medewerker daardoor?

Het werk verandert van overtypen naar controleren en beoordelen. Dat is meestal prettiger werk. Wat er in uw organisatie mee gebeurt, bepaalt u zelf.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal soorten documenten, de systemen waarmee we koppelen en hoeveel begeleiding uw team nodig heeft. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie uw eigen documenten uitgelezen terug.

Vertel welke documenten uw team nu overtypt. Wij vragen u om 3 voorbeelden, geanonimiseerd, en sturen ze automatisch uitgelezen terug.

  1. Uw voorproefje3 van uw eigen documenten, automatisch uitgelezen terug.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik neem binnen één werkdag contact met u op over uw voorbeelddocumenten. Daarna ziet u ze uitgelezen terug.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Administratie automatiseren → · Kennisbank