Hoe u documenten scant met een scanner of telefoon, waar u op let voor leesbaarheid en wat er met het resultaat gebeurt als u papier digitaliseert.
Stuur ons 3 voorbeelddocumenten, geanonimiseerd. U krijgt ze automatisch uitgelezen terug, en daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.
Documenten scannen kan met een kantoorscanner, een multifunctionele printer of de camera van een telefoon. Voor één document is elke methode goed genoeg. Bij grote hoeveelheden gaat het om snelheid en kwaliteit: een scanner met een invoerlade verwerkt een stapel in één keer, een telefoon vraagt per pagina een handeling maar is overal bij de hand.
Het scannen zelf is het kleinste deel van het werk. Het probleem begint daarna: de scan staat als bestand in een map, met een naam als scan jpg en een datum. Iemand moet het openen, lezen en overnemen. Een gescand archief dat niet doorzoekbaar is, bespaart ruimte, maar geen tijd. Digitaliseren pas echt waarde wanneer de gegevens uit het document in uw systeem terechtkomen.
Daarom kijken wij naar wat er na het scannen gebeurt. Een scan of foto gaat automatisch naar herkenning, de gegevens worden uitgelezen en klaargezet. Wat onzeker is, komt bij een medewerker. Stuur ons drie voorbeelddocumenten, geanonimiseerd, en ontdek wat er uit uw gescande papieren te halen is, zonder dat iemand het overtypt. Zo wordt papier een bron van gegevens in plaats van een archiefprobleem.
53 artikelen, op alfabet.
Leg het document vlak op een effen ondergrond, zorg voor gelijkmatig licht en fotografeer van boven. Controleer of alle randen en cijfers goed leesbaar zijn. Een scherpe foto levert beter resultaat dan een snelle.
Dat hangt af van de soort documenten en de regels die erop van toepassing zijn. Vraag uw boekhouder of een digitale kopie volstaat voordat u het origineel weggooit.
Een scan is meestal rechtgezet en bijgesneden, een foto niet. Voor herkenning maakt dat vaak weinig uit, zolang de tekst scherp en volledig zichtbaar is.
Dat hangt af van uw situatie: het aantal soorten documenten, de systemen waarmee we koppelen en hoeveel begeleiding uw team nodig heeft. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.
Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.
Vertel welke documenten uw team nu overtypt. Wij vragen u om 3 voorbeelden, geanonimiseerd, en sturen ze automatisch uitgelezen terug.
Ik neem binnen één werkdag contact met u op over uw voorbeelddocumenten. Daarna ziet u ze uitgelezen terug.uw vaste contactpersoon
Binnen één werkdag nemen we persoonlijk contact met u op, en plannen we een kennismaking waarin we het voorproefje samen bespreken.
Hoe beter we uw situatie kennen, hoe beter uw voorproefje aansluit. Wilt u een paar korte vragen beantwoorden? Dat duurt ongeveer een minuut.
Even kijken wat we nog willen weten
Daarmee maken we uw voorproefje. Tot snel.
We lezen 3 van uw eigen documenten automatisch uit en sturen u het resultaat terug. Vertel ons welke documenten het zijn, dan vragen we u om geanonimiseerde voorbeelden.