Facturen, bonnetjes en contracten worden automatisch uitgelezen en klaargezet in de systemen die u al gebruikt. Op maat gebouwd, en we blijven tot uw team ermee werkt.
Stuur ons 3 voorbeelddocumenten, geanonimiseerd. U krijgt ze automatisch uitgelezen terug, en daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.
In veel administraties gaat de meeste tijd niet naar nadenken, maar naar overtypen en nazoeken.
Staat die factuur al in het systeem?
Niemand weet het zeker zonder te zoeken.
Wie heeft dit contract eigenlijk getekend?
En wanneer loopt het af?
Ik moet mijn bonnetjes nog inleveren.
Declaraties komen weken te laat binnen.
Even overtypen, duurt maar een minuut.
Maar het gebeurt elke dag, bij elk document.
Wat elke week met de hand gebeurt, kan bijna altijd automatisch. Uw team houdt alleen de uitzonderingen over.
Alles wat nodig is om documenten automatisch binnen te halen, uit te lezen en op de juiste plek te zetten.
Voorbeeld met fictieve gegevens.
| Handmatig verwerken | Standaard scansoftware | Administratie automatiseren | |
|---|---|---|---|
| Werkt met uw eigen documenten | ✓ | Vooral standaardfacturen | ✓ |
| Koppelt met uw systemen | ✕ overtypen | Een paar pakketten | ✓ op maat |
| Uitzonderingen apart voor een medewerker | ✕ | Beperkt | ✓ |
| Begeleiding tot uw team ermee werkt | ✕ | ✕ | ✓ |
Geen pakket dat u zelf moet inrichten. We bouwen op uw documenten en blijven tot uw team ermee werkt.
We kijken welke documenten binnenkomen, wie ze verwerkt en waar het nu tijd kost.
We bouwen het inlezen, de herkenning en de koppeling met uw systemen, en testen met uw eigen documenten.
We werken het team in, kijken de eerste weken mee en stellen bij waar de herkenning mist.
Opgeleverd betekent: uw documenten komen automatisch binnen en uw team handelt de uitzonderingen zelfstandig af. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
Automatiseren werkt pas als uw team erop vertrouwt. Daarom hoort begeleiding er altijd bij: we blijven tot het nieuwe werken vanzelf gaat.
Het probleem: inkomende facturen moesten met de hand uit de mailbox worden overgezet.
De oplossing: facturen uit de mail komen automatisch binnen in hetzelfde systeem waarin ook de planning draait.
Inzicht: wat elke week met de hand gebeurt, is bijna altijd te automatiseren. Begin met de taak die het vaakst terugkomt.
We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.
Uitleg en antwoorden rond administratie automatiseren, per thema.
Vrijwel alles wat regelmatig terugkomt: inkoopfacturen, bonnetjes, declaraties, contracten, pakbonnen. We beginnen met het document dat bij u de meeste tijd kost.
We koppelen met de systemen die u al gebruikt. In het eerste gesprek kijken we welke koppeling voor uw pakket mogelijk is.
Twijfelt het systeem, dan komt het document bij een medewerker te liggen in plaats van dat het automatisch doorgaat. Uw team houdt dus altijd de controle.
Voor het uitlezen van documenten met wisselende opmaak wel, want daar is het goed in. Waar vaste regels volstaan, gebruiken we vaste regels.
We maken vooraf afspraken over opslag, toegang en bewaartermijnen. Uw documenten worden alleen gebruikt voor uw eigen administratie.
Dat hangt af van uw situatie: het aantal soorten documenten, de systemen waarmee we koppelen en hoeveel begeleiding uw team nodig heeft. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.
Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.
Vertel welke documenten uw team nu overtypt. Wij vragen u om 3 voorbeelden, geanonimiseerd, en sturen ze automatisch uitgelezen terug.
Ik neem binnen één werkdag contact met u op over uw voorbeelddocumenten. Daarna ziet u ze uitgelezen terug.uw vaste contactpersoon
Binnen één werkdag nemen we persoonlijk contact met u op, en plannen we een kennismaking waarin we het voorproefje samen bespreken.
Hoe beter we uw situatie kennen, hoe beter uw voorproefje aansluit. Wilt u een paar korte vragen beantwoorden? Dat duurt ongeveer een minuut.
Even kijken wat we nog willen weten
Daarmee maken we uw voorproefje. Tot snel.
We lezen 3 van uw eigen documenten automatisch uit en sturen u het resultaat terug. Vertel ons welke documenten het zijn, dan vragen we u om geanonimiseerde voorbeelden.