Administratie automatiseren

Online factuur maken zonder elke keer opnieuw invullen

Een online factuur maken is met een eenvoudige tool zo gedaan, tot u er tientallen per maand heeft. Wij bouwen op maat de route waarin de factuur wordt gemaakt uit gegevens die u al heeft: de offerte, de uren of de order. Daarna gaat de factuur vanzelf naar de klant.

Stuur ons 3 voorbeelddocumenten, geanonimiseerd. U krijgt ze automatisch uitgelezen terug, en daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Elke factuur opnieuw invullen is werk dat een systeem kan doen.

Ik moet nog facturen maken.

Dat gebeurt aan het eind van de maand, in één lange sessie.

Het bedrag was toch anders afgesproken?

Gegevens uit de offerte worden handmatig overgenomen.

De klant heeft nog niets gekregen.

Facturen blijven liggen tot iemand ze verstuurt.

Zo pakken we het aan

We beginnen bij waar uw factuurgegevens vandaan komen.

Bron bepalenWe kijken waar de gegevens staan: offerte, urenregistratie of order.
Factuur laten opstellenWe bouwen de factuur in uw opmaak en laten hem vullen.
Versturen en volgenWe laten de factuur verzenden en houden bij of hij is betaald.

Wat u krijgt

Facturen die klaarstaan zodra het werk klaar is.

Factuur uit uw gegevensNaam, bedrag en regels komen uit uw systeem.
Uw eigen opmaakLogo, tekst en voorwaarden volgens uw huisstijl.
Automatisch versturenDe factuur gaat naar de klant, desgewenst na uw akkoord.
UitlegUw team kan de regels en tekst zelf bijwerken.

Zo werken we

Geen pakket dat u zelf moet inrichten. We bouwen op uw documenten en blijven tot uw team ermee werkt.

In kaart brengen

We kijken welke documenten binnenkomen, wie ze verwerkt en waar het nu tijd kost.

Bouwen

We bouwen het inlezen, de herkenning en de koppeling met uw systemen, en testen met uw eigen documenten.

Uw team werkt ermee

We werken het team in, kijken de eerste weken mee en stellen bij waar de herkenning mist.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: uw documenten komen automatisch binnen en uw team handelt de uitzonderingen zelfstandig af. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Automatiseren werkt pas als uw team erop vertrouwt. Daarom hoort begeleiding er altijd bij: we blijven tot het nieuwe werken vanzelf gaat.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.

Verder lezen over e-facturatie en peppol

Wat is een e-factuur en wat doet u ermee?Een e-factuur verwerken zonder handwerk, afgestemd op uw administratie. Voorproefje: 3 van uw facturen uitgelezen en klaargezet terug.Elke online factuur die binnenkomt, vanzelf uitgelezenOnline facturen automatisch binnenhalen en uitlezen, zonder overtypen. Op maat gebouwd, met voorproefje: 3 eigen facturen uitgelezen terug.Een zakelijke factuur die klopt, zonder dat u hem elke keer opmaaktEen zakelijke factuur automatisch maken, versturen en terugvinden. Op maat voor mkb. Met een voorproefje: drie documenten uitgelezen.Een digitale factuur die zichzelf inboektEen digitale factuur hoeft u niet over te typen. Voorproefje: 3 van uw eigen facturen automatisch uitgelezen en klaargezet terug.Een aparte factuur per klant, zonder extra klusEen aparte factuur per project of klant zonder handwerk. Automatisch klaargezet, op maat. Met een voorproefje: 3 documenten uitgelezen terug.Een correcte factuur elke keer, zonder dat u het zelf nateltEen correcte factuur bevat alle gegevens en klopt met de opdracht. Wij controleren automatisch. Met een voorproefje: 3 van uw facturen uitgelezen terug.De digitale factuur die u zonder handwerk verwerktWat een digitale factuur is en wat u ermee kunt: automatisch lezen, controleren en verwerken. Op maat. Met een voorproefje: 3 facturen uitgelezen terug.De factuur is betaald: de administratie weet het ookZodra een factuur betaald is, wordt de status bijgewerkt en de klant of leverancier geïnformeerd. Op maat. Met een voorproefje: 3 documenten uitgelezen.

Alles over e-facturatie en peppol → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Veelgestelde vragen

Kunnen facturen eerst door ons worden gecontroleerd?

Ja. U kunt kiezen voor automatisch versturen of voor een akkoord vooraf.

Past dit bij ons boekhoudpakket?

We kijken in het gesprek welk pakket u heeft en hoe het aansluit.

Wat met creditnota's?

Die kunnen op dezelfde manier worden opgesteld.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal soorten documenten, de systemen waarmee we koppelen en hoeveel begeleiding uw team nodig heeft. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie uw eigen documenten uitgelezen terug.

Vertel welke documenten uw team nu overtypt. Wij vragen u om 3 voorbeelden, geanonimiseerd, en sturen ze automatisch uitgelezen terug.

  1. Uw voorproefje3 van uw eigen documenten, automatisch uitgelezen terug.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik neem binnen één werkdag contact met u op over uw voorbeelddocumenten. Daarna ziet u ze uitgelezen terug.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Administratie automatiseren → · Kennisbank