Administratie automatiseren

Filmpjes maken met een app, en administratie die meebeweegt

Een app om filmpjes te maken is zo gevonden. Lastiger is wat u daarna met het materiaal doet. Wij bouwen geen videoapp, wel de koppeling die ervoor zorgt dat opnames, foto's en bijbehorende gegevens in het juiste dossier of de juiste administratie terechtkomen.

Stuur ons 3 voorbeelddocumenten, geanonimiseerd. U krijgt ze automatisch uitgelezen terug, en daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Wie filmt voor werk, heeft daarna meestal een opslagprobleem.

De opname staat op mijn telefoon.

Het materiaal komt nooit bij de collega die het nodig heeft.

Bij welke opdracht hoort dit filmpje?

Zonder koppeling aan een klant of project is het niet terug te vinden.

We zouden dit moeten bewaren.

Er is geen afspraak waar en hoe lang.

Zo pakken we het aan

We beginnen bij waarom u filmt en wie het materiaal daarna nodig heeft.

Doel en gebruik vastleggenOpleveringsfilmpjes, schademeldingen, instructies: we kijken wat u nodig heeft.
Koppeling bouwenHet materiaal gaat automatisch naar het dossier van de juiste klant of opdracht.
Team laten werkenMedewerkers filmen op de manier die voor hen het makkelijkst is, wij zorgen voor de rest.

Wat u krijgt

Uw filmmateriaal netjes aan uw administratie gehecht.

Automatisch opslaan op de juiste plekOpname krijgt opdrachtnummer, datum en medewerker mee.
Koppeling met uw systeemEen klantdossier of werkbon toont het materiaal direct.
Afspraken over bewarenWe leggen vast hoe lang en wie erbij mag.
Uitleg aan medewerkersEen korte instructie voor in het veld.

Zo werken we

Geen pakket dat u zelf moet inrichten. We bouwen op uw documenten en blijven tot uw team ermee werkt.

In kaart brengen

We kijken welke documenten binnenkomen, wie ze verwerkt en waar het nu tijd kost.

Bouwen

We bouwen het inlezen, de herkenning en de koppeling met uw systemen, en testen met uw eigen documenten.

Uw team werkt ermee

We werken het team in, kijken de eerste weken mee en stellen bij waar de herkenning mist.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: uw documenten komen automatisch binnen en uw team handelt de uitzonderingen zelfstandig af. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Automatiseren werkt pas als uw team erop vertrouwt. Daarom hoort begeleiding er altijd bij: we blijven tot het nieuwe werken vanzelf gaat.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.

Verder lezen over facturen maken en versturen

Alles over facturen maken en versturen → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Veelgestelde vragen

Maken jullie ook de app om te filmen?

Nee. U kunt een bestaande app gebruiken. Wij zorgen dat wat eruit komt in uw systemen terechtkomt.

Voor wie is dit nuttig?

Voor bedrijven die opnames koppelen aan opdrachten, zoals installateurs, verhuizers of inspectiebedrijven.

Kan een filmpje ook uitgelezen worden?

Een filmpje zelf niet, maar foto's van bonnen, documenten of typeplaatjes wel. Die gegevens kunnen we uitlezen en bij het dossier zetten.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal soorten documenten, de systemen waarmee we koppelen en hoeveel begeleiding uw team nodig heeft. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie uw eigen documenten uitgelezen terug.

Vertel welke documenten uw team nu overtypt. Wij vragen u om 3 voorbeelden, geanonimiseerd, en sturen ze automatisch uitgelezen terug.

  1. Uw voorproefje3 van uw eigen documenten, automatisch uitgelezen terug.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik neem binnen één werkdag contact met u op over uw voorbeelddocumenten. Daarna ziet u ze uitgelezen terug.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Administratie automatiseren → · Kennisbank