Administratie automatiseren

Een Word document naar JPG zodat het zonder programma te openen is

Soms moet een Word document als afbeelding worden gedeeld: op een website, in een nieuwsbrief, in een chat of op een scherm in de winkel. Wij zetten uw Word documenten automatisch om naar jpg, per pagina of als geheel.

Stuur ons 3 voorbeelddocumenten, geanonimiseerd. U krijgt ze automatisch uitgelezen terug, en daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Een jpg opent overal. Het maken ervan kost per document een handeling te veel.

Ik kan dat niet openen.

De ontvanger heeft geen Word of een andere versie.

Maak er even een afbeelding van.

Een schermafbeelding is onscherp en bevat de verkeerde delen.

Het zijn twaalf pagina's.

Elke pagina moet los worden opgeslagen.

Zo pakken we het aan

We maken van het omzetten naar jpg een vaste stap, per pagina en met goede kwaliteit.

Gebruik bepalenWe kijken waarvoor de afbeelding bedoeld is en welk formaat daar bij past.
Pagina's omzettenElke pagina van het Word document wordt een jpg in de juiste maat.
PlaatsenDe jpg's komen in de map of op de plek waar ze nodig zijn.

Wat u krijgt

Afbeeldingen van uw documenten die altijd scherp en op maat zijn.

Afspraak over formaat en kwaliteitGeschikt voor web, mail of scherm.
Omzetting per paginaEen jpg per pagina, in de goede volgorde.
Afbeeldingen op de goede plekOp uw site of in een map.
Korte handleidingCollega's kunnen zelf een nieuw document aanbieden.

Zo werken we

Geen pakket dat u zelf moet inrichten. We bouwen op uw documenten en blijven tot uw team ermee werkt.

In kaart brengen

We kijken welke documenten binnenkomen, wie ze verwerkt en waar het nu tijd kost.

Bouwen

We bouwen het inlezen, de herkenning en de koppeling met uw systemen, en testen met uw eigen documenten.

Uw team werkt ermee

We werken het team in, kijken de eerste weken mee en stellen bij waar de herkenning mist.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: uw documenten komen automatisch binnen en uw team handelt de uitzonderingen zelfstandig af. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Automatiseren werkt pas als uw team erop vertrouwt. Daarom hoort begeleiding er altijd bij: we blijven tot het nieuwe werken vanzelf gaat.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.

Verder lezen over bestanden en documentbeheer

Alles over bestanden en documentbeheer → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Veelgestelde vragen

Is een jpg wel geschikt voor tekstdocumenten?

Voor delen en tonen wel. Wilt u dat de ontvanger kan zoeken of kopiëren in de tekst, dan is pdf beter. We adviseren per toepassing.

Kan de kwaliteit van de afbeelding worden ingesteld?

Ja. We stellen resolutie en bestandsgrootte af op waar de afbeelding voor dient.

Kunnen jullie meerdere documenten tegelijk omzetten?

Ja. Een hele map kan in één keer worden omgezet, met een vaste naamgeving.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal soorten documenten, de systemen waarmee we koppelen en hoeveel begeleiding uw team nodig heeft. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie uw eigen documenten uitgelezen terug.

Vertel welke documenten uw team nu overtypt. Wij vragen u om 3 voorbeelden, geanonimiseerd, en sturen ze automatisch uitgelezen terug.

  1. Uw voorproefje3 van uw eigen documenten, automatisch uitgelezen terug.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik neem binnen één werkdag contact met u op over uw voorbeelddocumenten. Daarna ziet u ze uitgelezen terug.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Administratie automatiseren → · Kennisbank