Administratie automatiseren

Scan naar Word: soms de oplossing, vaak een omweg

Wie een scan naar Word omzet, wil er meestal iets mee doen: aanpassen, hergebruiken, overnemen. Soms is Word het doel, bijvoorbeeld bij contracten. Vaker is het een tussenstop op weg naar uw systeem. Wij bouwen op maat de route waar uw document echt heen moet.

Stuur ons 3 voorbeelddocumenten, geanonimiseerd. U krijgt ze automatisch uitgelezen terug, en daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Omzetten naar Word lijkt een oplossing, maar levert vaak extra opmaakwerk op.

De opmaak is helemaal verschoven.

Tabellen en kopjes vallen uit elkaar na de omzetting.

Ik wil alleen het bedrag overnemen.

Het hele document omzetten voor één getal is overbodig.

Dit contract moet ik aanpassen.

Zonder een goede tekstversie begint u opnieuw met typen.

Zo pakken we het aan

We kijken eerst wat u met het document wilt doen.

Wat u met het document wiltWilt u tekst bewerken, gegevens overnemen of alleen bewaren?
Juiste omzettingVoor bewerking maken we een tekstversie, voor gegevens een uitleesstap.
Opslaan en terugvindenOrigineel en versie komen samen bij het dossier.

Wat u krijgt

De juiste uitkomst voor wat u nodig heeft, niet altijd Word.

Tekstversie van uw documentenVoor wie echt moet kunnen bewerken.
Alleen de gegevens, geen WordVoor wie alleen de gegevens nodig heeft.
Dossier met origineelScan en bewerkte versie blijven bij elkaar.
Welke route bij welk documentWelke route u kiest voor welk document.

Zo werken we

Geen pakket dat u zelf moet inrichten. We bouwen op uw documenten en blijven tot uw team ermee werkt.

In kaart brengen

We kijken welke documenten binnenkomen, wie ze verwerkt en waar het nu tijd kost.

Bouwen

We bouwen het inlezen, de herkenning en de koppeling met uw systemen, en testen met uw eigen documenten.

Uw team werkt ermee

We werken het team in, kijken de eerste weken mee en stellen bij waar de herkenning mist.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: uw documenten komen automatisch binnen en uw team handelt de uitzonderingen zelfstandig af. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Automatiseren werkt pas als uw team erop vertrouwt. Daarom hoort begeleiding er altijd bij: we blijven tot het nieuwe werken vanzelf gaat.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.

Verder lezen over word omzetten naar pdf

Van scan naar Word voor papieren stukken die u wilt aanpassenPapieren contracten en brieven via een scan omzetten naar Word. Op maat, met controle. Met een voorproefje op 3 eigen documenten.JPG naar Word, zonder de tekst over te typenEen JPG omzetten naar bewerkbare Word-tekst, op schaal en zonder overtypen. Voorproefje: 3 van uw afbeeldingen uitgelezen en omgezet terug.Een png naar Word omzetten zodat u de tekst kunt aanpassenTekst uit PNG-afbeeldingen halen en in Word zetten, bewerkbaar en opgemaakt. Met een voorproefje: 3 van uw documenten uitgelezen teruggestuurd.Een png in Word plaatsen zonder dat het document verspringtPNG-afbeeldingen automatisch op de juiste plek in Word-documenten zetten. Met een voorproefje: 3 van uw documenten verwerkt teruggestuurd.Scannen naar Word voor teksten die u wilt aanpassenPapieren documenten bewerkbaar maken in Word, met controle op fouten. Wij bouwen op maat wat past. Met een voorproefje op 3 eigen documenten.Scannen vanuit Word en dan niet in dat document blijven hangenScannen vanuit Word en de gegevens daarna verder gebruiken. Route op maat die verder gaat dan het document. Met een voorproefje op 3 eigen documenten.Van DOCX naar PDF in een vaste stapDOCX-bestanden automatisch omzetten naar pdf en opslaan op de juiste plek. Voorproefje: 3 van uw documenten verwerkt terug, op maat.Van .doc naar .docx: een hele map in één keerOude .doc-bestanden in bulk omzetten naar .docx, met controle op opmaak. Op maat. Met een voorproefje op 3 eigen documenten.

Alles over word omzetten naar pdf → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Veelgestelde vragen

Kunnen jullie een contract naar Word omzetten?

Ja, met het voorbehoud dat opmaak soms moet worden nagelopen. We kijken eerst naar uw documenten.

Kan het ook naar een ander formaat?

Ja. Het formaat hangt af van wat u ermee wilt, bijvoorbeeld Excel of rechtstreeks uw systeem.

Waarom adviseren jullie niet altijd Word?

Omdat gegevens uit een document halen vaak sneller en betrouwbaarder is dan het hele document omzetten.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal soorten documenten, de systemen waarmee we koppelen en hoeveel begeleiding uw team nodig heeft. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie uw eigen documenten uitgelezen terug.

Vertel welke documenten uw team nu overtypt. Wij vragen u om 3 voorbeelden, geanonimiseerd, en sturen ze automatisch uitgelezen terug.

  1. Uw voorproefje3 van uw eigen documenten, automatisch uitgelezen terug.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik neem binnen één werkdag contact met u op over uw voorbeelddocumenten. Daarna ziet u ze uitgelezen terug.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Administratie automatiseren → · Kennisbank